1、凡是在本院及各部門(mén)黨群工作、行政管理、教學(xué)管理、財(cái)務(wù)管理、人事管理、科學(xué)研究、基本建設(shè)和設(shè)備管理等各項(xiàng)工作中形成的、應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的文件材料，必須按照規(guī)定，定期向?qū)W院綜合檔案室或部門(mén)檔案工作人員移交，集中保管，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。
2、本院黨群工作和行政管理等工作中形成的綜合性文件材料由院長(zhǎng)辦公室綜合檔案室負(fù)責(zé)立卷歸檔，教學(xué)管理工作中形成的文件材料由教務(wù)處負(fù)責(zé)立卷歸檔，財(cái)務(wù)管理工作中形成的文件材料由財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)立卷歸檔，科學(xué)研究、基本建設(shè)和設(shè)備管理等工作中形成的文件材料由各相關(guān)職能部門(mén)按分工，分別負(fù)責(zé)立卷歸檔。由兩個(gè)以上部門(mén)共同形成的文件材料, 由主要職能部門(mén)負(fù)責(zé)立卷歸檔，其他部門(mén)應(yīng)予配合。
3、本院各部門(mén)必須在每年年底至次年3月底前，按照院長(zhǎng)辦公室檔案室制訂的文件材料歸檔范圍，將本年度黨群工作和行政管理等工作中形成的、應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的的綜合性文件材料，集中移交院辦檔案室。
4、本院教職員工因公外出開(kāi)會(huì)、參觀或出國(guó)考察，回校后均應(yīng)將帶回的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的文件材料移交院長(zhǎng)辦公室檔案室，經(jīng)院長(zhǎng)辦公室分管檔案工作的主任及檔案室負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)后，方可到財(cái)務(wù)處辦理報(bào)銷手續(xù)。
5、認(rèn)真貫徹執(zhí)行“五把關(guān)”、“三參加”和“四同步”等制度，本院及各部門(mén)重大教學(xué)活動(dòng)、重要會(huì)議、成果鑒定、基建項(xiàng)目驗(yàn)收、重要儀器設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收，均應(yīng)通知院長(zhǎng)辦公室檔案室和相關(guān)部門(mén)檔案工作人員參加，及時(shí)收集文件材料，保證文件材料的齊全、完整。
6、立卷歸檔的文件材料必須保持成套性、完整性，真實(shí)性，符合書(shū)寫(xiě)格式標(biāo)準(zhǔn)，字跡端正，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水，保證立卷歸檔文件材料的質(zhì)量。
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