會計(jì)檔案管理辦法

第一條 為了加強(qiáng)會計(jì)檔案管理，統(tǒng)一會計(jì)檔案管理制度，更好地為發(fā)展社會主義市場經(jīng)濟(jì)服務(wù)。根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》和《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定，制定本法。

第二條國家機(jī)關(guān)，社會團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位、按規(guī)定應(yīng)當(dāng)建賬的個(gè)體工商戶和其他組織，應(yīng)當(dāng)依照本法管理會計(jì)檔案。

第三條各級人民政府財(cái)政部門和檔案行政管理部門共同負(fù)責(zé)會計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第四條各單位必須加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

第五條會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：

1、會計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證，其他會計(jì)憑證。

2、會計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計(jì)賬簿。

3、財(cái)務(wù)報(bào)告類：朋度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。

4、其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料，會計(jì)檔案移交清冊，會計(jì)檔案保管清冊，會計(jì)檔案銷毀清冊。

第六條各單位每年形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計(jì)檔案保管清冊。

當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，可暫由會計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計(jì)檔案。

移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

第七條各單位保存的會計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。

各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度。

第八條會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年類。

會計(jì)檔案的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天算起。

第九條 本辦法規(guī)定的保管期限為最低保管期限，各類會計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。

各單位會計(jì)檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理。

第十條保管期滿的會計(jì)檔案，除本辦法第十一條規(guī)定的情形外，可以按照以下程序銷毀：

（一）由本單位檔案機(jī)構(gòu)會同會計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀會計(jì)檔案的名稱。卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

（二）單位負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。

（三）銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。

（四）監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。

第十一條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到末了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。

正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計(jì)檔案不得銷毀。

第十二條采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計(jì)檔案。

具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計(jì)檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國家檔案局備案。

第十三條單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交檔案館代管，法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。

第十四條單位分立后原單位存續(xù)的，其會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案；單位分立后原單位解散的，其會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案。單位分立中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案，對其中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

第十五條單位因合并后原各單位解散或一方存續(xù)而其他方解散的，原各單位的會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計(jì)檔案仍應(yīng)由原各單位保管。

第十六條 建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項(xiàng)目的按受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

第十七條單位之間交接會計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計(jì)檔案交接手續(xù)。

移交會計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會計(jì)檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。交接會計(jì)檔案時(shí)，交接雙方人應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人員和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

第十八條我國境內(nèi)所有單位的會計(jì)檔案不得攜帶出境。駐外機(jī)構(gòu)和境內(nèi)單位在境外設(shè)立的企業(yè)（簡稱境外單位）的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照本辦法和國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。

第十九條預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。

第二十條 各省、自治區(qū)、直轄市人民政府部門、檔案管理部門、國務(wù)院各業(yè)務(wù)主管部門，中國人民解放軍總后勤部，可以根據(jù)本辦法的規(guī)定，結(jié)合本地區(qū)、本部門的具體情況，制定實(shí)施辦法，報(bào)財(cái)政部和國家檔案局備案。

第二十一條 本辦法由財(cái)政部負(fù)責(zé)解釋，自1999年1月1日起執(zhí)行。1984年6月1日財(cái)政部、國家檔案局發(fā)布的會計(jì)檔案管理辦法自本辦法執(zhí)行之日起廢止。

附表一：企業(yè)和其他組織會計(jì)檔案保管期限表

附表二：財(cái)政總預(yù)算會計(jì)、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計(jì)檔案保管期限表

注：稅務(wù)機(jī)關(guān)的稅務(wù)經(jīng)費(fèi)會計(jì)檔案保管期限，按行政單位會計(jì)檔案保管期限規(guī)定辦理。